Bir binada çatı aktarımından cephe yenilemesine, merdiven boşluğu boyasından ortak alan zemin tamiratına kadar her iş, tek bir kişinin isteğiyle değil ortak bir kararla başlar. apartman genel kurul tadilat kararı süreci de tam olarak burayı düzenler: işin kapsamı, kimin ne kadar katkı vereceği ve uygulamanın hangi takvimde yapılacağı toplantıda konuşulur, oylanır ve yazılı hâle getirilir. Doğru hazırlanmış bir gündemle giren yönetimler işi birkaç haftada başlatabilirken, kapsamı belirsiz bırakılan toplantılar aynı konuyu aylarca gündemde tutar. Aşağıda, toplantı öncesinden karar defterine kadar sürecin pratik tarafını sıraladık.
Kısaca: Apartman genel kurulunda tadilat kararı nasıl alınır?
Apartmanda tadilat kararı; gündemin önceden duyurulması, toplantıda işin kapsamının net tanımlanması ve karşılaştırılabilir tekliflerin sunulmasıyla alınır. Alınan karar oy sonuçlarıyla birlikte karar defterine yazılır, imzalanır ve gider paylaşımı yazılı hâle getirilir. Çoğunluk koşulu işin niteliğine göre değiştiğinden yönetime ve gerekirse hukuk danışmanına sorulur.
Toplantıdan önce elinizde ne olmalı
Genel kurulda en çok vakit kaybettiren şey, kat maliklerinin ne oylayacağını tam bilmemesidir. “Çatıyı yaptıralım mı?” sorusu tek başına oylanabilir bir madde değildir; çünkü kimi malik yalnızca akan noktanın tamirini, kimi ise tamamen aktarımı anlar. Bu yüzden toplantıya girmeden önce binanın mevcut durumunun yerinde görülmesi ve işin sınırlarının yazıya dökülmesi gerekir.
Yerinde yapılan incelemenin ardından hazırlanan yazılı belge, tartışmayı duygusal zeminden teknik zemine taşır. Bu belgenin hangi başlıkları taşıması gerektiğini merak ediyorsanız keşif raporunun neleri içerdiğini anlattığımız yazıyı okumanızı öneririz; aynı başlıkları gündem maddesine aktarmak toplantıyı belirgin biçimde kısaltır.
- Sorunun nerede ve ne ölçüde olduğunu gösteren fotoğraflar.
- Yapılacak işin adı ve sınırı: onarım mı, komple yenileme mi.
- İşin yaklaşık süresi ve hangi mevsimde yapılmasının uygun olduğu.
- İş sırasında ortak alanların kullanımının nasıl etkileneceği.
- En az iki farklı firmadan alınmış, aynı kapsamı içeren teklifler.
Gündem maddesi nasıl yazılır
Gündem maddesi, oylanacak cümlenin kendisidir. Toplantıda “şunu da ekleyelim” denilerek büyütülen maddeler, sonradan itiraz gerekçesi olabilir. Bu nedenle madde; işin adını, kapsamını, gider paylaşım esasını ve yönetime verilen yetkinin sınırını tek seferde içermelidir. Örneğin “ortak alan merdiven boşluğunun alçı onarımı ve boyanması işinin yaptırılması, keşif sonrası netleşen bedelin arsa payı esasına göre paylaştırılması, sözleşme imzalama yetkisinin yönetime verilmesi” gibi bütünlüklü bir cümle, ileride tartışma çıkmasını büyük ölçüde önler.
Gündemin toplantıdan önce tüm maliklere usulüne uygun şekilde duyurulması da en az içeriği kadar önemlidir. Duyuru metnini hazırlarken apartman yönetimi bilgilendirme başlığındaki örnek anlatımlardan yararlanabilir, hangi bilginin hangi aşamada paylaşılacağını önceden planlayabilirsiniz. Katılamayacak maliklerin vekâletle temsil edilmesi de yine bu duyuruda hatırlatılır.
Teklifleri karşılaştırılabilir hâle getirmek
Genel kurulda maliklerin çoğu teknik ayrıntıyı değil toplam rakamı konuşur. Oysa aynı işin iki teklifi, kapsamları farklıysa karşılaştırılamaz. Bir teklif eski kaplamanın sökülmesini ve molozun bina dışına alınmasını içeriyor, diğeri içermiyorsa aradaki fark fiyat farkı değil kapsam farkıdır. Bu yüzden yönetimin tüm firmalardan aynı iş kalemleri üzerinden teklif istemesi gerekir.
Kapsam listesi ortak olmalı
Sökme, hazırlık, uygulama, moloz toplama ve temizlik gibi kalemlerin her teklifte ayrı ayrı görünmesi istenmelidir. Kullanılacak malzemenin sınıfı da yazılı olmalıdır; hangi özelliklerin gerçekten fark yarattığını malzeme kalitesinin nasıl anlaşılacağını ele aldığımız rehberde ayrıntılı biçimde açıkladık. Toplantıda bu başlığın bir kez konuşulması, sonraki yıllarda aynı işin tekrar gündeme gelmesini önleyebilir.
İşin yapılmayacak kısmı da yazılmalı
Bir tadilatın sınırını belirlemenin en net yolu, kapsam dışı kalemleri de yazmaktır. Örneğin bina elektrik tesisatı, sıhhi tesisat, doğal gaz hattı, kombi ve petek işleri yetkili elektrikçi ve tesisatçı tarafından yapılır; bizim gibi tadilat ekipleri bu işlerin öncesindeki hazırlık ile sonrasındaki sıva, alçı, boya ve kaplama onarımını üstlenir. Bu ayrımın karar metninde görünmesi, iş sırasında “bunu da siz yapın” tartışmasını baştan bitirir.
Çoğunluk ve yetki konusunda temkinli olun
Ortak alanlarda yapılacak işler, niteliğine göre farklı karar çoğunlukları gerektirebilir. Genel olarak olağan bakım ve onarım nitelikli işler ile binaya değer katan kapsamlı yenilemeler aynı ölçüte tabi tutulmaz. Bu ayrım her binanın yönetim planına ve işin niteliğine göre değiştiğinden, oylamaya geçmeden önce yönetim planının ilgili maddesine bakılması, tereddüt hâlinde bir hukuk danışmanına ya da ilgili kuruma sorulması en sağlıklı yoldur.
Aynı temkinli yaklaşım teknik tarafta da geçerlidir. Taşıyıcı sistemi ilgilendiren kolon, kiriş, perde duvar gibi unsurlara dokunan hiçbir iş genel kurul kararıyla başlatılmaz; bu tür işlerde önce yetkili bir inşaat mühendisinin değerlendirmesi, gerekiyorsa ilgili belediyeden izin süreci gerekir. Cephe görünümünü değiştiren uygulamalarda da belediyenin görüşü alınmalıdır. Ekip olarak biz bu tür taleplerde işe başlamadan önce mutlaka bu sürecin tamamlanmasını isteriz.
Kararın yazıya dökülmesi ve uygulama takvimi
Toplantı bittiğinde iş bitmiş sayılmaz. Alınan karar, karar defterine toplantı tarihi, katılım durumu, oylanan maddenin tam metni ve oy sonuçlarıyla birlikte yazılır; hazır bulunanlarca imzalanır. Gider paylaşımının hangi esasa göre yapılacağı, ödemenin kaç taksitte toplanacağı ve yönetime sözleşme imzalama yetkisi verilip verilmediği aynı metinde açıkça yer almalıdır.
Uygulama takvimi de karardan hemen sonra netleştirilir. Dış cephe, çatı ve su yalıtımı gibi hava koşullarına duyarlı işler için uygun mevsim beklenir; iç mekân alçı, boya ve kaplama işlerinde ise ortak alan kullanımının en az etkileneceği günler seçilir. Binada sürekli tekrar eden küçük arızalar varsa, bunları tek seferde toplayıp tamirat ve onarım işleri kapsamında birlikte planlamak hem ekip trafiğini hem de toplam maliyeti azaltır.
Sık yapılan hatalar
- Gündemde yer almayan bir işin toplantı sırasında oylanması.
- Yalnızca tek firmadan teklif alınıp karşılaştırma yapılmaması.
- Kapsamı yazılı olmayan sözlü anlaşmalarla işe başlanması.
- Ödeme planının karar metnine yazılmaması, sonradan toplama sorunu yaşanması.
- Moloz toplama ve temizlik kaleminin kimseye ait olmaması.
- İş bitiminde teslim kontrolünün yapılmadan ödemenin tamamlanması.
Sıkça Sorulan Sorular
Karar için hangi çoğunluk gerekir?
Gerekli çoğunluk, işin olağan bakım-onarım niteliğinde mi yoksa kapsamlı bir yenileme mi olduğuna göre değişir. Binanın yönetim planında bu konuda özel hükümler bulunabilir. Oylamaya geçmeden önce yönetim planının ilgili maddesine bakılması, tereddüt varsa hukuk danışmanına ya da ilgili kuruma sorulması doğru olur.
Teklif nasıl karşılaştırılır?
Tüm firmalardan aynı iş kalemleri üzerinden teklif istenir: sökme, hazırlık, uygulama, moloz toplama ve temizlik ayrı ayrı görünmelidir. Kapsamı farklı iki teklif karşılaştırılamaz. Kullanılacak malzemenin sınıfı ve işin yaklaşık süresi de yazılı olarak istenirse toplantıda sağlıklı bir değerlendirme yapılabilir.
Ödeme nasıl paylaşılır?
Ortak alan giderleri çoğunlukla yönetim planında belirtilen esasa göre paylaştırılır; bu genellikle arsa payı ya da eşit paylaşım şeklinde olur. Paylaşım yönteminin ve taksit sayısının karar metninde açıkça yazılması gerekir. Toplam tutar ise metrekare, malzeme ve işçiliğe göre değişir, ücretsiz keşif sonrası netleşir.
Karar defterine ne yazılır?
Toplantı tarihi, katılım durumu, oylanan maddenin tam metni, oy sonuçları ve varsa muhalefet şerhleri yazılır. Gider paylaşım esası, ödeme planı ve yönetime verilen sözleşme yetkisi de aynı metinde yer almalıdır. Karar, toplantıda hazır bulunanlarca imzalanarak kesinleşir.
Binanızda görüşülecek işin kapsamını toplantı öncesinde netleştirmek isterseniz, yerinde inceleyip yazılı bir değerlendirme sunalım. İstanbul’un iki yakasında ve Kocaeli’nin Gebze, Darıca, Çayırova ilçelerinde çalışıyoruz. 0 (536) 626 48 54 numarasından bize ulaşabilir veya iletişim sayfamızdaki formu doldurabilirsiniz; aynı gün ücretsiz keşif için ekibimizi yönlendiriyoruz.
